Aufgaben

So arbeiten Sie mit Aufgaben

Neue Aufgaben werden ueber den Bereich Aktion hinzugefuegt. Die vollstaendige Aufgabenliste finden Sie in Daten, waehrend Analytik zur Ueberpruefung und Fortschrittsverfolgung dient.

Aufgabenstatus

Ein Status zeigt die aktuelle Phase der Aufgabenbearbeitung an.

0 — Ohne Status Eine aktive Aufgabe ohne festgelegte Phase.
1 — Geplant Eine terminierte Aufgabe mit geplantem Datum.
5 — Warten Eine Aufgabe, die auf eine externe Entscheidung oder Aktion wartet. Verschiebt sich auf den aktuellen Tag, ohne Arbeitszeit zu verbrauchen.
2 — In Arbeit Eine aktive Aufgabe, an der derzeit gearbeitet wird.
4 — Fehlgeschlagen Mit Fehler beendet oder nicht ausfuehrbar. Vom automatischen taeglichen Uebertrag ausgeschlossen.
3 — Abgeschlossen Eine erfolgreich beendete Aufgabe.

Aufgabenprioritaeten

Prioritaeten helfen Ihnen, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. In den Einstellungen jedes Kunden koennen Sie festlegen, wie viele Aufgaben mit hoher Prioritaet gleichzeitig aktiv sein duerfen. Wird dieses Limit erreicht und Sie fuegen eine neue dringende Aufgabe hinzu, wird die aelteste Aufgabe automatisch herabgestuft. Das System benachrichtigt sofort Ersteller und Zuweisungsempfaenger.

1 Prioritaet 1 Hoechste Prioritaet und Blocker.
2 Prioritaet 2 Wichtige Arbeiten fuer den aktuellen Zeitraum.
3 Prioritaet 3 Aufgaben, die auf hoehere Prioritaeten folgen koennen.
0 Keine Prioritaet (0) Standardaufgaben ohne besondere Dringlichkeit.

Automatische Aufgabensortierung

Die automatische Aufgabensortierung laeuft einmal taeglich um Mitternacht im Hintergrund und ordnet Aufgaben im Arbeitskalender an:

  • Automatische Hintergrundplanung Die automatische Sortierung laeuft einmal taeglich um Mitternacht automatisch im Hintergrund. Manuelle Neuplanung ist nicht mehr erforderlich.
  • Benutzerprofileinstellungen Die automatische Sortierung wird im Benutzerprofil aktiviert. Bei aktiver Zeitzonenoption wird der lokale Kalendertag des Benutzers verwendet, andernfalls UTC.
  • Warteschlangenordnung & Uebertrag Aufgaben werden automatisch nach Status und Prioritaet geordnet. Aufgaben ohne Datum und ueberfaellige aktive Aufgaben werden auf freie Arbeitskapazitaeten verteilt. Aufgaben in Arbeit und im Wartestatus werden fuer heute geplant.

Allgemeine Sortierregeln

  • Belegte Zeit Bereits geplante Zeit bleibt erhalten. Passt eine aktive Aufgabe nicht mehr in den aktuellen Arbeitstag, wird sie am naechsten verfuegbaren Arbeitstag fortgesetzt.
  • Keine Zeitschätzung Eine Aufgabe ohne geplante Dauer wird mit 60 Minuten berechnet.
  • Ausfuehrungsreihenfolge Die Reihenfolge im Zeitplan wird beim Erstellen oder Bearbeiten einer Aufgabe anhand von Status und Prioritaet automatisch berechnet.
  • Datumssortierung Haben Aufgaben denselben Status und dieselbe Prioritaet, werden sie nach Datum sortiert: Je aelter das Aufgabendatum, desto hoeher die Prioritaet im Zeitplan.

Status

Wie die automatische Sortierung jeden Aufgabenstatus behandelt:

  • Ohne Status (0) Unvollendete Aufgabe nimmt an der automatischen Sortierung teil und wird in freie Arbeitsintervalle eingeplant.
  • Geplant (1) Aktuelle und zukuenftige geplante Aufgaben behalten strikt ihr geplantes Datum und ihre Uhrzeit und werden nie verschoben. Ueberfaellige geplante Aufgaben wandern zur Pruefung auf das aktuelle Datum.
  • Warten (5) Aufgaben im Status Warten werden auf das aktuelle Datum (heute) gelegt, um sichtbar zu bleiben, verbrauchen aber strikt keine Arbeitszeitlimits und verdraengen keine anderen Aufgaben.
  • In Arbeit (2) Status mit hoher Prioritaet. Aufgaben fuer heute oder die Zukunft sind strikt vor Datumswechsel geschuetzt. Nicht terminierte oder ueberfaellige Aufgaben werden auf heute gelegt und nie auf morgen verschoben.
  • Fehlgeschlagen (4) Aufgaben im Status Fehlgeschlagen sind von der automatischen Sortierung und dem taeglichen Uebertrag ausgeschlossen.
  • Abgeschlossen (3) Abgeschlossene Aufgaben sind aus der aktiven Sortierwarteschlange ausgeschlossen.

Prioritaeten

Wie die automatische Sortierung Aufgaben nach Prioritaet ordnet:

  • Prioritaet 1 Wird zuerst in der verfuegbaren Arbeitszeit eingeplant.
  • Prioritaet 2 Wird direkt nach Aufgaben mit Prioritaet 1 platziert.
  • Prioritaet 3 Wird nach Prioritaet 1 und 2 im Zeitplan platziert.
  • Keine Prioritaet (0) Wird zuletzt nach allen Aufgaben mit ausdruecklicher Prioritaet eingeplant.

Benutzerprofileinstellungen

  • Arbeitstag Arbeitsbeginn und Dauer des Arbeitstags definieren das verfuegbare taegliche Arbeitsintervall.
  • Arbeitstage Aufgaben werden nur an den konfigurierten Arbeitstagen platziert (Wochentage oder inklusive Wochenende).
  • Zeitzone Bei aktivierter Option «Zeitzone verwenden» wird die Ortszeit des Benutzers verwendet, andernfalls UTC.

Kundeneinstellungen

  • Arbeitsbeginn Das Startdatum der Arbeit fuer den Kunden bestimmt, wann Arbeiten fuer diesen Kunden beginnen duerfen.
  • Monatslimit Das monatliche Stundenlimit des Kunden wird separat geprueft. Wenn voll, wandert die Aufgabe in den naechsten Zeitraum.
  • Prioritaetenlimits Individuelle Limits fuer Aufgaben mit hoher Prioritaet pro Kunde. Wird das Limit ueberschritten, wird die aelteste Aufgabe automatisch herabgestuft und Ersteller sowie Zuweisungsempfaenger werden benachrichtigt.

Projekteinstellungen

  • Monatslimit Das monatliche Stundenlimit des Projekts wird separat geprueft und kann die Aufgabe in einen spaeteren Projektzeitraum verschieben.

Aufgabenausfuehrung mit KI

Weisen Sie eine Aufgabe einem KI-Agenten zu. Er startet sofort oder zur geplanten Zeit.

Wenn die Aufgabe eine bestimmte Website betrifft, binden Sie diese Website als Projekt ein. Der KI-Agent kann sich dann mit der Website verbinden und die Aufgabe erledigen. Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zur Website-Integration.